A falta de eficiência na reposição de materiais para escritório pode comprometer a rotina de trabalho. Na imagem, vários itens em uma mesa

Já imaginou ter que interromper a impressão de um documento importante por que acabaram os cartuchos no meio do processo? Ou então não ter onde guardar relatórios pela falta de pastas?

Evitar que situações como essa comprometam a rotina de trabalho depende, fundamentalmente, da eficiência na reposição de materiais para escritório. Mas, para conseguir dar conta de toda a demanda, é preciso que todos os itens de papelaria estejam disponíveis em estoque.

Dessa lista, fazem parte grampeadores, pastas, papéis, cartuchos, envelopes, etiquetas e canetas, entre outros.  Veja dicas para não ser pego de surpresa e também para otimizar o seu aproveitamento!

Organize-se para a reposição de materiais para escritório

A primeira dica para quem gerencia a reposição de materiais para escritório é a organização: nada de compras aleatórias, quando o estoque de um ou mais itens estiver próximo do fim.

Em outras palavras, a orientação é que você mantenha uma planilha detalhada para facilitar o seu controle. É recomendável que sejam feitas atualizações diárias ou então semanais.

Esses registros ajudam a identificar quais são os itens mais utilizados e a quantidade necessária para suprir a demanda por um período específico. Assim, é possível programar a compra com antecedência.

Priorize a qualidade, mas busque por melhores condições

Ainda como parte desse processo, o ideal é que você depois dessa análise da planilha, os responsáveis sejam capazes de identificar os produtos que são indispensáveis para a atividade do escritório.

Também é importante ter a exata noção do orçamento disponível para a reposição de materiais para escritório. Caso seja preciso reduzir esse valor, os produtos essenciais devem ser priorizados.

Nesse contexto, optar por marcas cujos produtos apresentem um melhor rendimento ou qualidade é um diferencial na reposição de materiais para escritório. Por outro lado, também é válido buscar fornecedores que disponham da quantidade que você precisa, além de oferecer as melhores condições de pagamento e prazos de entrega.

Conscientize os colaboradores sobre o uso responsável

Por último, é fundamental que seja feito um trabalho de conscientização com toda a equipe, alertando-os sobre a importância do consumo responsável. É preciso, por exemplo, evitar que os recursos, sejam utilizados para fins pessoais, a não ser que haja uma autorização prévia.

Essa orientação é válida especialmente para o uso da impressora. Falando nisso, só devem ser impressos os documentos absolutamente necessários. Todo o restante da comunicação pode ser feito por dispositivos eletrônicos. Essa é uma prática que ajuda a economizar papel, cartucho, pastas e espaço, entre outros.

Também é importante fortalecer a cultura do reaproveitamento. Em caso de erros na impressão, essas folhas podem ser reutilizadas para anotações internas. É válido convidá-los a preencher requisições para facilitar o controle pelo setor contábil.

Da mesma maneira, é interessante que todos tenham noção de quanto os gastos com reposição de materiais para escritório representam para a empresa. Essa informação não deve ser transmitida com o propósito de pressioná-los, mas motivá-los: a economia será revertida em novos investimentos ou benefícios para todos.

Entendeu como você pode otimizar a reposição de materiais para escritório? Para ter acesso a mais dicas e novidades, siga o perfil da Pedagógica no Instagram. Até a próxima!